Excel ili aplikacija po mjeri: kako znati da je vrijeme za prelazak

Excel je izvrstan alat i nema razloga zamjenjivati ga na silu. Problem nastaje kad tablica prestane biti bilješka i postane sustav na kojem stoji cijeli posao: narudžbe, zalihe, radni nalozi, izvještaji. Tada svaka greška u jednoj ćeliji košta, a nitko to ne vidi dok ne bude kasno.

Kad je Excel sasvim dobar

Ako tablicu vodi jedna osoba, ako je koristi samo za sebe i ako ne mora ništa „predati” nikome drugom, ostanite u Excelu. Aplikacija po mjeri nije za svaki posao. Ne gradimo je tamo gdje tablica radi.

Sedam znakova da je vrijeme za promjenu

1. Više ljudi uređuje istu datoteku, a kopije se množe: „FINAL”, „FINAL_v3”, „FINAL_ispravljeno”.
2. Isti podatak upisujete na više mjesta: u tablicu, u mail i još jednom u izvještaj.
3. Izvještaj se slaže satima ili danima jer netko skuplja podatke iz više izvora.
4. Nitko ne smije dirati određene formule, jer se sve raspadne.
5. Svi vide sve. Trebate da netko vidi cijene, a netko ne; da netko može urediti, a netko samo pregledati.
6. Ne znate tko je što promijenio i kada. Kad se broj ne poklapa, nema traga.
7. Posao ovisi o jednoj osobi koja zna kako tablica radi. Kad ona ode na godišnji, sve staje.

Dva ili tri znaka znače da vam proces vrijedi pogledati izbliza. Pet i više znači da već plaćate cijenu koju ne vidite na računu.

Isti proces, drukčiji tok

Danas

1. Excel tablica
2. →
3. Mail kolegi
4. →
5. Prepis u drugu tablicu
6. →
7. Ručni izvještaj

S aplikacijom

1. Unos u aplikaciju
2. →
3. Jedna baza
4. →
5. Automatski izvještaj

Aplikacija ne radi ništa čarobno. Podatak unesete jednom, on živi u jednoj bazi, a ono što se danas slaže ručno šalje se samo.

Što dobivate aplikacijom po mjeri

• Jedno mjesto za podatke. Nema pitanja tko ima zadnju verziju.
• Uloge i prava. Svatko vidi samo ono što smije.
• Automatski izvještaji i podsjetnici. Tjedni pregled, upozorenje na rok ili kašnjenje stiže bez da ga netko slaže.
• Prijenos postojećih podataka. Ono što je u vašim tablicama prelazi u novu bazu, ne počinjete od nule.

Gotov alat ili po mjeri

Prije nego naručite aplikaciju, pogledajte postoji li gotov alat koji pokriva barem većinu posla. Ako postoji, uzmite njega. Aplikacija po mjeri ima smisla kad:

• plaćate licence za alat koji pokriva samo dio posla, a ostatak i dalje radite ručno uz njega;
• vaš proces je specifičan i gotov alat tjera vas da radite po njegovim pravilima;
• podaci moraju ostati kod vas i pod vašom kontrolom.

Primjer iz prakse je Lavica CRM, sustav za veleprodaju kože koji je zamijenio prodaju mailom i stanje zaliha u Excelu.

Kako izgleda prelazak

1. Snimka procesa. Prolazimo kroz vaše tablice i način rada: tko unosi što, gdje se podatak prepisuje i gdje zapinje.
2. Specifikacija i fiksna ponuda. Aplikaciju opisujemo ekran po ekran, pa tek onda dobivate cijenu. Zašto je to važno, objasnili smo ovdje.
3. Izrada u ciklusima. Svaka dva tjedna vidite napredak na testnoj adresi, s vašim stvarnim podacima.
4. Prijenos podataka i uvođenje. Podaci iz tablica prelaze u aplikaciju, ljudi prolaze kratku obuku i počinje jamstveni rok.

Prvi korak

Ne morate znati što točno treba izgraditi. Dovoljno je opisati kako posao teče danas i što vas najviše muči, a mi ćemo reći ima li smisla dirati Excel ili ne. Više o usluzi na stranici automatizacije procesa.